Algemene voorwaarden HSFCon
1.) Aansprakelijkheid
A – Het betreden van de plaats waar het evenement plaatsvindt en het bijwonen van het evenement geschiedt op eigen risico van de bezoekers, in die zin dat de organisatie HSFCon geen enkele aansprakelijkheid aanvaardt voor schade ontstaan door genoemd betreden of bijwonen van het evenement, zoals (maar niet uitsluitend) gehoor-, gezichts- en/of andere lichamelijke stoornissen.
B – De organisatie is op geen enkele wijze aansprakelijk voor schade aan en/of verlies van persoonlijke eigendommen. Deze worden door de bezoeker meegenomen op eigen risico.
C – De organisatie is op geen enkele wijze aansprakelijk voor persoonlijke ongelukken die zich voordoen in of rondom de evenementenlocatie.
2.) Tickets en toegang
A – De organisatie werkt met unieke tickets met een eenmalig te gebruiken scancode. Voor elke bezoeker dient apart een ticket gekocht te worden.
B – Een ticket is alleen geldig voor de dag waarvoor dit besteld is.
C – De organisatie geeft geen restitutie van gekochte tickets.
D – De organisatie is niet verantwoordelijk voor verlies of diefstal van tickets, noch voor door derde partijen illegaal verkochte ongeldige tickets.
E – Bezoekers jonger dan 13 jaar moeten te allen tijde begeleid worden door een volwassene van 18 jaar of ouder.
3.) Annuleringen
A – De organisatie behoudt zich te allen tijde het recht voor om wegens bijzondere omstandigheden of overmacht van buitenaf de datum van het evenement te wijzigen, ofwel het evenement af te gelasten, zonder dat de koper van een ticket aanspraak kan doen gelden op teruggave van geld of vergoeding van enigerlei schade.
B – In geval van wijziging van de data wordt de koper geacht betaald te hebben en deel te nemen aan het evenement op de nieuwe data onder dezelfde condities als overeengekomen.
C – Onder overmacht worden hierbij uitdrukkelijk die omstandigheden dan wel invloeden van buitenaf verstaan, die het houden van het evenement onmogelijk maken, zoals: * Verbod op het houden van publieke evenementen, uitgevaardigd door de overheid * Terroristische aanslagen * Natuurrampen of extreem weer * Epidemieën
4.) Gedrag
A – Bezoekers zijn vrij zich te kleden en te gedragen zoals zij wensen, zolang zij zich respectvol gedragen naar andere bezoekers, leden van de organisatie en het personeel van de evenementlocatie toe.
B – Attributen en uitingen (dit geldt ook voor kostuums) met een politiek karakter (zowel extreem links als ook extreem rechts) of discriminerend karakter zijn verboden.
C – De organisatie tolereert onder geen enkel beding welke vorm van lastigvallen, (verbaal) geweld of seksuele intimidatie dan ook. Bezoekers die zich hieraan schuldig maken, worden onmiddellijk verwijderd en de toegang tot de conventie wordt hen ontzegd. Indien mogelijk sprake is van strafbaar gedrag, wordt de politie ingeschakeld. Wanneer u zulk gedrag waarneemt of wanneer u zelf het slachtoffer bent van zulk gedrag, zoek dan direct contact met een medewerker van HSFCon.
5.) Programma
A – De programmazalen hebben een door de brandweer vastgestelde maximale capaciteit. Zodra de capaciteit van een zaal wordt bereikt, worden er geen bezoekers meer tot die zaal toegelaten.
B – In de programmazalen staan mobiele telefoons op ‘stil’, op ‘vliegtuigmodus’ of ze staan uit.
C – Eventueel met naam genoemde gasten zijn aanwezig onder voorbehoud.
D – De organisatie streeft er naar dat het programma zoveel mogelijk volgens het aangekondigde tijdschema zal worden uitgevoerd. Het is echter mogelijk dat op de dag zelf het programma aangepast wordt in verband met onvoorziene omstandigheden. Aan het programma kunnen op geen enkel moment rechten worden ontleend.
6.) Beeld- en geluidsopnamen
A – De organisatie behoudt zich het recht voor om beeld- en/of geluidsopnamen, wel of niet in opdracht, te (laten) maken.
B – Tijdens het evenement mag overal gefotografeerd worden, tenzij anders aangegeven door de directie van het congrescentrum of de organisatie zelf. Van elke bezoeker kan derhalve (ongevraagd) een foto gemaakt worden die voor persoonlijk gebruik danwel voor publiciteit van HSFCon ingezet kan worden.
Personen die op een dergelijke foto voorkomen, kunnen geen recht doen gelden op enige vergoeding. Wel doen wij ons uiterste best om voorafgaand aan publicatie de gefotografeerde te vragen om toestemming.
C – Het maken van filmopnames door bezoekers is niet toegestaan in de zalen. Fotograferen zonder flits is wel toegestaan.
D – Het meenemen van amateur foto- en videoapparatuur voor eigen gebruik buiten de zalen is toegestaan.
E – Beeld- en geluidsopnamen die gemaakt zijn op het evenement mogen uitsluitend gebruikt worden voor niet-commerciële doeleinden. Voor commercieel gebruik van materiaal is vooraf overleg en schriftelijke toestemming vereist.
F – In opdracht gemaakte beeld- en/of geluidsopnamen mogen door de organisatie gebruikt worden in publicaties ter promotie van het evenement zonder daarvoor enige vergoeding aan de maker(s) verschuldigd te zijn, tenzij hierover voorafgaand aan het evenement schriftelijke afspraken zijn gemaakt.
7.) Regels omtrent verkoop/meenemen van goederen
A – Het is niet toegestaan om zonder toestemming van de directie van het congrescentrum of Organisatie HSFCon op en rondom het terrein producten te verkopen. Hieronder valt ook particuliere verkoop en de verkoop van etenswaren en dranken.
B – Het is standhouders niet toegestaan om etenswaren of dranken te verkopen op de beursvloer.
C – Het is bezoekers niet toegestaan stoelen, banken en/of tafels mee te nemen naar het evenement.
D – Het is niet toegestaan eigen eten en/of drinken mee te nemen naar het evenement.
E – Het in bezit hebben, verkopen of nuttigen van sterke dranken is verboden.
F – Het in bezit hebben, verkopen of gebruiken van (soft)drugs is verboden.
G – De organisatie niet verantwoordelijk voor producten die verkocht worden door standhouders.
H – De organisatie is niet aansprakelijk voor gebreken aan de producten die een bezoeker koopt bij een standhouder. Alleen de betreffende standhouder is hiervoor aansprakelijk te stellen.
8.) Cosplay & attributen (props)
A – Het is bezoekers van het evenement niet toegestaan wapens of op wapens gelijkende attributen bij zich te dragen, tenzij deze duidelijk te herkennen zijn als nep. Nepvuurwapens dienen in zowel vorm als kleur duidelijk als zodanig herkenbaar te zijn. Echte bogen, kruisbogen en onbespannen bogen vallen onder de categorie ‘wapens’ en worden niet toegelaten.
B – Toegestane attributen mogen niet langer/breder zijn dan 1 meter en moeten op een dusdanige manier gedragen kunnen worden dat andere bezoekers geen hinder ondervinden van deze voorwerpen. Indien een attribuut langer is dan 1 meter wordt ter plekke door de controleur beslist of dit toegestaan wordt of niet.
C – Scherpe randen en punten moeten afgedekt worden, anders mag het attribuut niet gedragen worden op de conventie. Tevens zullen attributen gemaakt van staal en massief hout geweigerd worden. Oefenzwaarden, sierzwaarden, volledig houten zwaarden, schilden en aan de arm gemonteerde messen/zwaarden/haken vallen onder deze categorie.
D – Het is niet toegestaan op de conventie een attribuut op een dusdanige manier te gebruiken (bijvoorbeeld door het rond te zwaaien) dat andere mensen hierdoor in gevaar kunnen komen.
E – Houd attributen te allen tijde bij je. Onbewaakte attributen worden opgeslagen in een daarvoor bestemde ruimte tot de eigenaar deze weer op komt halen. De attributen worden pas weer meegegeven als de eigenaar kan bewijzen dat hij/zij de rechtmatige eigenaar is. Eventueel gemaakte kosten voor opslag komen voor rekening van de eigenaar en het eigendom zal pas teruggegeven worden na betaling.
F – Airsoft-wapens zullen te allen tijde geweigerd worden. Het dragen van een Airsoft-wapen buiten een door een Airsoft-vereniging georganiseerd evenement is wettelijk strafbaar.
G – Bij twijfel over of het meegenomen attribuut is toegestaan is de beslissing van de beveiliging of een lid van het bestuur van Organisatie HSFCon altijd bindend.
9. ) Overige bepalingen
A – Op deze algemene voorwaarden is Nederlands recht van toepassing. Eventuele geschillen tussen de organisatoren en bezoekers of standhouders zullen worden voorgelegd aan een bevoegde rechter.
B– In alle gevallen waarin deze algemene voorwaarden niet voorzien of onduidelijk worden geacht, beslist de organisatie
(versie 2019)